Här finns alla de rapporter du behöver för att informera, fakturera, mäta och analysera.

Du kan ladda ner och e-posta rapporter samt exportera underlag till andra system.

Det finns en vy för dig som är någon form av administratör och en vy där du ser din personliga information. Den senare är den vyn en vanlig användare ser.

Projekt-perspektiv finns på vänster sida. Medarbetar-perspektivet till höger.

Båda sidor har ett antal rapporter att välja mellan.

Du "borrar dig ner" i informationen genom att klicka på länkarna.

Använd pilarna för att växla månad. Till höger kan du välja om du vill se per månad, per vecka eller om du vill skriva in ett datumintervall.

Du ser enbart de projekt som har blivit rapporterade till under den valda perioden. Vill du se fler projekt väljer du ett bredare tidsintervall!

Du kan gruppera projekten i listan efter Projekt, Projektnummer, Uppdragsgivare, Vårt konto, Kategori, Resultatområde, Projektledare samt Debitering.

Det finns även möjlighet att fritextsöka i fältet "Sök" eller skapa ett filter för varje grupp ovan, till exempel om du regelbundet följer vissa projekt.

Klickar du på ett projekt uppdateras både vänster och höger vy.

Alla rapporterna du kan välja mellan, gäller nu just det här projektet.

Nedan redovisas ett urval av rapporterna.

En sammanställning över allt inrapporterat, fördelat på projekt, under given period.

Summerat värden av tiden, genomsnittlig timdebitering, annat än tid, fakturerbart belopp, justeringar, ej fakturerat och värdet av utställda fakturor.

Diagrammen visar tid, totalt belopp samt fakturerat.

Här kan du välja vilket begrepp projekten ska grupperas efter. Du kan också välja vilka kolumner som ska ingå.

Om du väljer visa aktiviteter och Projekten summerade ihop kommer du att se hur mycket tid som lagts ner på återkommande aktiviteter i alla projekt.

Till exempel kanske du vill se hur mycket tid som lagts ned på projektledning procentuellt i alla projekt.

Som administratör kan du attestera (godkänna) rader.

Rapporten Attestera kommer du åt i många lägen. I regel väljer du först ett eller ett antal projekt, och på samma sätt enstaka eller en grupp av medarbetare.

I rapporten kryssar du för de rader du vill attestera och trycker sedan på Spara.

En attesterad rad går inte att ändra eller ta bort.

Vill du dock släppa spärren kan du återställa attesteringen i samma rapport.

Det finns i attesteringsrapporten också en möjlighet att redigera raden med avseende på val av projekt och aktivitet. Du gör det genom att klicka på projekt-länken i raden som är felaktig.

Tillämpligt när din medarbetare har råkat välja fel vid inmatningen.

Om du behöver återställa raderna till ej attesterade (så att du och dina medarbetare kan göra en ändring) gör du så här.

Gå till Sammanställ>>Rapport & Faktura. Välj den period högst upp. Klicka därefter på det projekt du vill låsa upp raderna för.

Klicka eventuellt på den medarbetare som det gäller. Välj därefter rapporten "Attestera" på vänster eller höger sida.

För att återställa raderna klickar du på "Återställ alla raderna till oattesterat".

I rapporten Justera kan du skriva in korrigeringar till inmatade tidrader (och annat än tid).

De ursprungliga värdena finns kvar och påverkas inte.

När du sedan tar en fakturarapport kan du välja om du ska använda de justerade värdena eller originalvärdena.

I Projektöversikten finns en kolumn som visar summan av justeringarna under perioden.

Det finns flera sätt att fakturera med Tic-Tac. Antingen du vill faktura endast rapporterad tid, eller ta med utlägg och kostnader, skapa fritextfakturor eller exportera underlag till ett ekonomisystem.

Alla poster för projektet (eller gruppen av projekt om du valt att fakturera en uppdragsgivare) kommer med

Högst upp på sidan kan du välja hur du vill sammanställa raderna.

Du kan också redigera rapporten. För muspekaren över rapportens fält. De som blir gråa kan du redigera genom att klicka och ange ett nytt värde.

(Det är bara rapporten som ändras. De urspungliga värdena påverkas inte).

När du är nöjd med rapportens utseende kan du ta ut den i ett antal dokumentformat, e-posta den, eller gå vidare för att skapa en faktura.

På fakturasidan kontrollerar du den förvalda momssatsen och fakturanumret. Du kan ladda ner och skriva ut fakturan i flera format.

När du trycker Spara lägga fakturan i listan över sparade fakturor.

Om du har skapat en felaktig faktura som du har tagit bort kan tidraderna ligga kvar som fakturerade, det vill säga de är rödmarkerade. För att återställa raderna måste du göra följande:

Gå till sidan Sammanställ-->Rapport & Faktura, fyll i aktuell period högst upp, och klicka på det projektet som raderna hör till.

Välj rapporten "Alla poster under perioden-->Faktura". Klicka på "Skapa Faktura" (du kommer inte att spara någon faktura).

Klicka nu i "Återställ alla raderna till "ej fakturerade"" och tryck på "Uppdatera". Tryck sedan på avbryt!

För att du ska kunna göra en ändring kan du behöva återställa raderna till ej attesterade

Här skapar du fakturor med fritt innehåll. Fakturorna sparas på samma sätt i listan över sparade fakturor.

Visar i listform alla fakturor som utställts under perioden.

En statusflagga för varje faktura ger en möjlighet att införa ett arbetsflöde vid faktureringen.<

Ett exempel är att projektledaren skapar fakturan och sparar den. Den har nu statusen ny. Den kundansvarige kontrollerar fakturan, status: godkänd. Ekonomiavdelningen skickar fakturan (skickad) och noterar slutligen när den är betald. Alla involverade kan följa fakturans skiftande status.

Här finns även möjligheten att överföra färdiga fakturor eller fakturaunderlag till flera ekonomisystem.

Du kan ladda upp pdf-dokument som blir bilagor till fakturan

Du kan också sända din faktura som e-faktura.

Om du vill kan du klicka på mail-symbolen och skicka din faktura direkt till din kund.

Alla fälten är sorteringsbara.

Fakturor i listan kan exporteras till ekonomisystem, se Export till ekonomisystem. Du kan också ladda ner en verifikationsfil i SIE4-format.

Om du har markerat ett projekt, genom att klicka på det, kan du gå in och välja rapporten Fakturerat. Du får här en överblick över de fakturor som du har skickat för projektet.

Du kan maila rapporter och fakturor från Tic-Tac. De sänds från vår mailserver med din epostadress som avsändare.

Om du får problem att mailen fastnar i spamfiltret hos mottagaren kan du behöva skapa ett så kallat SPF-record till din domän.

I det ska du ange namnet på vår mailserver. Den heter mailgw.24solutions.se

Om fakturan du sammanställer får ett negativ belopp, ändras titeln till "Kreditfaktura".

För att skapa en kreditfaktura kan du i en fritt specificerad faktura ange ett negativ antal eller pris.

En rapport som visar nuläget i projektet jämfört med dess budget.

Budgeterade belopp och utfall visas. Om någon aktivitet gått över budget med avseende på tid eller kostnad, visas en röd stapel.

Rapporten räknar utfallet från projektets start, med det finns också en kolumn som visar utfallet under den period du valt.

Du kan välja att se den här rapporten för ett enstaka projekt, en grupp av projekt, eller alla projekt som har en budget.

Om du fyllt i start- och stoppdatum för aktiviteterna i projektbudgeten kan du se projektets utbredning i tid i denna rapport.

Den rapporterade tiden visas som en mörkblå stapel inuti den ljusblå stapeln för budgeterad tid. Om du för muspekaren över de olika staplarna får du mer information.

Du kan välja att se den här rapporten för ett enstaka projekt, en grupp av projekt, eller alla projekt som har en budget med start- och stoppdatum.

Ger en snabb överblick hur mycket tid medarbetarna rapporterat per dag under en månad.

Du ser här om det finns luckor i tidrapporteringen.

Tiden summeras för månaden och jämförs med Normaltiden. Om du har flera olika varianter av normaltid ser du summeringen per variant.

Tic-Tac kan beräkna flextidssaldot med ledning av Normaltiden och den tid medarbetaren har rapporterat.

I beräkningen tas hänsyn till om medarbetaren arbetar deltid (ställs in på sidan Medarbetarna).

Om man i ditt företag rapporterar all tid, även frånvaro (som sjukdom, vård av barn, semester etc), bör man skapa aktiviteter för dessa frånvaroslag.

Gärna i ett projekt man döper till exempevis "Frånvaro".

I de avancerade inställningarna för aktiviteter finns kryssalternativ för vilken typ av tid det gäller. Då anger man att aktiviteterna avser annat än arbetstid.

Om du vill använda dig av flextid behöver du ha ett projekt för frånvaro. Om du inte redan har ett sådant projekt skapar du det på sidan Administrera>>Projekt.

Under avancerade inställningar markerar du projektet som "Ej debiterbart".

I ditt frånvaro-projekt lägger du in aktiviteter som sjukdom, semester, tjänstledigt, kompledigt, vård av barn mm.

För varje aktivitet går du in under avancerade inställningar för att markera vilken typ av tid som aktiviteten avser.

Endast arbetstid räknas i debiterbarhetsrapporten. Kompensationsledighet adderas inte till flextidssaldot.

Därefter behöver du lägga in den förväntade arbetstiden på sidan Addministrera>>Normaltiden. Här kan du läsa mer hur du gör.

Om dina medarbetare har flextid sedan tidigare kan du lägga in den på sidan Aministrera>>Medarbetare. Klicka på ändra-symbolen längst till höger för din medarbetare och klicka på Avancerade inställningar.

Gå ner till fältet "Flextidssaldo" och lägg in ett datum till vilket flextidssaldot gäller.

Om din medarbetare går ner eller upp i tid behöver du också läsa av flextidssaldot och skriva in att det gäller från den dagen hen går ner/upp i tid.

Du hittar flextidsrapporten på den högra delen av sidan Sammanställ>>Rapport & Faktura (admin-vy).

Det du bör tänka på när du tar ut flextidsrapporter är att du väljer "datum" längst upp till höger och skriver in gårdagens datum, eller ett annat datum nära i tiden. Om du inte gör det kommer Tic-Tac att räkna flextiden för hela månaden/veckan.

Har du en medarbetare som från första februari ska arbeta deltid (till exempel 80%) behöver du ange flextidssaldot när bytet sker.

Det gäller även om din medarbetare byter normaltidsschema.

Låt oss ta ett exempel där din medarbetare får en ny arbetstid den 1 februari.

1. Läs av flextidssaldo för medarbetaren per den 31 januari. Du gör det på sidan Sammanställ >> Rapport & Faktura genom att välja rapporten "Flextidssaldo" under "Medarbetar-rapporter" på den högra delen av sidan. Perioden väljer du högst upp.
2. Gå till sidan Administrera >> Medarbetare och klicka på ändra-symbolen till höger för medarbetaren.
3. Klicka på länken "Avancerade inställningar". I fältet "Procent av heltid" skriver du in den nya procentsatsen. Altenartivt byter du normaltidsschemat i drop-downlisten "Normaltid"
4. I fältet "Ingående flextidssaldo" skriver du in det avlästa flextidssaldot.
5. Slutligen fyller du i datumet (första februari) i "Till datum".

Rapporten Debiterbarhet visar summerad arbetstid och delar upp den i debiterbar tid och ej debiterbar.

Den här rapporten kallades tidigare "Beläggning" vilket var lite förvirrande för den termen används i Tidplanen för att ange graden av uppbokning.

Den visar också värdet av den debiterbara tiden.

Även semester och annan frånvaro visas.

Två debiterbarhets-värden beräknas, vi kallar dem alfa och beta.

Debiterbarhet α = Debiterbart / (Debiterbart + Ej deb.bart)

Debiterbarhet β = Debiterbart / (Normaltiden - Semester)

I tabellen ser du debiterbarhetstalen per medarbetare såväl som för företaget i sin helhet.

Om normaltid inte finns angiven för perioden används summan av all rapporterad tid i dess ställe i deebiterbarhet-beräkningen.

Du kan exportera underlag för fakturering och bokföring till ekonomisystemen Fortnox® och Visma® eEkonomi.

Från rapporten Sparade fakturor sänder du färdiga fakturor eller fakturaunderlag till ekonomisystemen ovan. En fördelen är att du väljer vilket innehåll och uppställning fakturan har innan du sänder den till ekonomisystemet.

Fältet kundnummer måste vara ifyllt i projektet innnan fakturan skapas. Det är det som identifierar kunden i ekonomisystemet. Om inte kunden redan finns i ekonomisystemet kommer den att skapas där med de uppgifter som finns i Tic-Tac-projektet.

De fakturor som skapas i ekonomisystemet kommer att följa den fakturanummerserie som finns där.

Använder du Visma behöver du förbereda kontot där genom att lägga in ett par artiklar som Tic-Tac kommer att referera till. Adressinformationen i Tic-Tacs projekt behöver följa ett visst format för att kopieras över rätt. Det står bekrivet på sidan du kommer till när du väljer Visma-export.

Vid överföringen kan du välja att skicka förkryssade fakturor eller de som har status "Godkänd".

Första gången du sänder fakturor till Fortnox blir du anmodad att ange en API-kod. Den hämtar du från användarinställningarna i Fortnox. API-koden anges bara anges en gång. För efterföljande överföringar har Tic-Tac sparat din konfiguration.

För Fortnox-konton skapade från januari 2022 behövs inte längre API-koder. Då loggar du istället in i Fortnox när överföringen startas.

Vid överföring till Visma eEkonomi får du, när du trycker på Exportera, logga in i Visma med dina vanliga inloggningsuppgifter.

Från Tic-Tac kan du exportera löneunderlag till Visma Lön, Hogia Lön, Hogia Lön Plus, Fortnox Lön, Agda Lön samt Crona och Kontek.

I underlaget kommer frånvaro, utlägg, traktamente, milersättning och andra ersättningar vara med.

Du hämtar exportfilen och läser in den till löneprogrammet i samband med en lönekörning.

Följande behöver du ordna med innan du exporterar underlaget till ditt löneprogram:

• För dina medarbetare lägger du personnummer eller anställningsnummer så att löneprogrammet kan känna igen vem uppgifterna gäller.
  Gå till sidan Administrera-->Medarbetarna. Välj att visa kolumnen personnummer (klicka på ikonen för kolumnval högst upp). Nu ser du om personnumren är ifyllda för alla. Komplettera de medarbetare som saknar.
• I projektet ni registrerar frånvaro (ofta kallat "Frånvaro"), lägger du in de tidkoder för frånvaro som löneprogrammen använder.
  I rapporten "Export till lönesystem" finns länkar till exempel på tidkoder för de vanligaste löneprogrammen. Du kan också hitta dem i ditt löneprogram.
• Om du vill exportera tid för timanställda kan du även ange tidkoder för det i de projekt och aktiviteter det gäller.
• Om du vill att löneexporten endast ska omfatta ett urval av dina medarbetare, kan du dela din medarbetare i avdelningar och arbetsgrupper. Läs mer om det under Medarbetare. Du kan sedan välja vilken kategori du ska exportera löneunderlag för.