Allt kretsar kring projekt

  • Projektet är grundbulten i Tic-Tac.
  • All tid som skrivs in hänförs till ett projekt. Även frånvaro rapporteras till ett projekt "Frånvaro".
  • Du kan lägga in aktiviteter i projektet.

Projektlistan

  • Projektlistan når du via Administrera >> Projekt.
  • Projektlistan kan bli lång med tiden. Därför är den sök- och sorterbar.
  • Inaktivera de projekt som är klara så blir listan kortare.
Tic-Tac Mobile. Projektlistan

Välj vilka kolumner som skall ingå i listan

  • Genom att klicka på kolumn-symbolen väljer du vilka kolumner som visas i projektlistan.
Tic-Tac Mobile. Välja projekt i projektlistan

Sök och filtrera projekt

  • Har du mer än 100 aktiva projekt visas en delmängd när du kommer till projektlistan. Du kan då filtrera listan att visa:
    • aktuella projekt: de 100 senast skapade eller uppdaterade projekten
    • flera projekt: de 250 senaste
    • eller alla projekt
  • Under Mer-knappen får du möjlighet att
    • Inaktivera projekt. Du kan antingen klicka i de projekt du vill inaktivera eller ta hjälp av länken "Markera projekt som inte rapporterats till på tre månader"
    • Visa projekt tillgängliga för medarbetare. Du kan här se vilka projekt en medarbetare kan rapportera till. Det är ett bra sätt att kontrollera att du ställt in rätt medlemskap i projekten.
    • Få upp kundinformation för era inlagda kunder.
    • Skapa en excel-fil för alla projekt.
    • Visa en karta där alla dina projekst geografiska hemvist markerats. Det förutsätter att att du lagt koordinaterna i fältet Intern anteckning, så här:
      <geotag>59.8181273, 17.715128</geotag>
  • Filtrera-funktionen söker i alla fält för projekten, inte bara projektnamnet, utan även till exempel Intern anteckning.
  • Du får fram fler projekt genom att markera kryssrutan "Visa även inaktiva projekt". Inaktiva projekt listas med grå bakgrundsfärg.
Tic-Tac Mobile. Projektlistan

Skapa nya projekt

  • Du skapar ett nytt projekt genom att antingen klicka på knappen Skapa nytt projekt eller knappen Kopiera ett projekt och välja ett som redan finns.
  • Du kan göra de förändringar som behövs i det nya projektet efter att du har kopierat det.

Inaktivera färdiga projekt

  • Med tiden kan det bli många projekt. Du kan ha maximalt 1500 projekt aktiva samtidigt
  • För att göra tidrapporteringen överskådligare och enklare bör du underhålla projektlistan och inaktivera de projekt som är fullbordade.
  • Ett inaktivt projekt ligger kvar men kan inte skrivas tid till. Det syns fortfarande i rapporter och du kan aktivera det igen om det blir aktuellt.
  • För att inaktivera ett projekt öppnar du dess inställningar, väljer "inaktivt" och trycker på Spara.
  • För att hitta de projekt som kan behöva inaktiveras, och inaktivera flera i taget, finns i projektlistan finns under menyvalet "Mer" valet "Inaktivera projekt". Där kan du få hjälp att hitta projekt som inte rapporterats till på länge och inaktivera dem.
Tic-Tac Mobile. Hitta projekt att inaktivera

Projektuppgifter

  • Det minsta som behövs när man skapar ett projekt är ett projektnamn. Välj gärna ett beskrivande namn till exempel Volvo Webbsida eller Swedbank Design.
  • I fältet Beskrivning/anteckningar kan man fylla i ytterligare information. Den kan läsas av den som skriver in tiden. Den kan även visas i rapporterna.
  • Om alla aktiviteter har samma pris kan du ange timdebitering här. Du kan även koppla projektet till en timprislista eller ange att pris ska sättas per medarbetare ur timprislistan. Du kan kombinera alla metoder för prissättning.
  • Inaktiverar du ett projekt visas det inte i menyer. Det går heller inte att rapportera till. Vill du aktivera projektet igen så gör du det genom att klicka på aktivt.
Tic-Tac Mobile. Projektuppgifter

Avancerade projektinställningar

  • Välj Projektledare för projektet och skriv en Intern anteckning för noteringar som inte ska synas i rapporter.
  • Fritextfälten Vårt konto, Kategori och Resultatområde samt Projektledare kan användas för att gruppera projekt när du tar ut rapporter.
  • Du anger här den milersättning som kunden betalar. Den ersättning som medarbetaren får anges på sidan Medarbetare eller sidan Inställningar.
  • Vill du begränsa tidsperioden då tidrapportering och fakturering kan ske anger du datum i Öppet från och Öppet tom.
  • Välj om projektet debiteras per timme, fastpris eller om det är ej debiterbart.
  • Du kan välja annat språk och annan valuta för fakturorna i projektet. Du anger en fast växelkurs här. Det är för att sammanställningarna i de olika rapporterna ska ha summeringar i samma valuta, här i svenska kronor.
Tic-Tac Mobile. Avancerade projektinställningar

Kundinformation

  • Tic-Tac känner igen namnet på Uppdragsgivare/kund och kan sortera och gruppera efter det.
  • För att slippa skriva om kundadressen, kan du kopiera den från ett befintligt projekt.
  • Längst ner skriver du in vilken betalningstid som skall gälla för skapade fakturor.
Tic-Tac Mobile. Kundinformation i projektet

Avancerade kundinställningar

  • Om man har kunder som betalar i en annan valuta kan man i Avancerade inställningar under Kundinformationen välja kundens säte och skattskyldighet. Vidare kan man ange kundens momsregistreringsnummer (VAT).
  • Du kan skriva in ett särskilt bankkonto.
  • Om man vill ha en annan lydelse för betalningsvillkor än standardformuleringen anger man den här.
Tic-Tac Mobile. Kundinformation, avancerade inställningar

Sätt projektet på kartan

Genom att ange projektets position i koordinater kan dina medarbetare hitta projektet och få en vägbeskrivning.

Det går till så här

1. Ange kundföretagets adress och tryck Spara. Klicka på länken Hitta på kartan.

Tic-Tac Mobile. Hitta projektet

2. Klick på kartlänken för att se adressen på kartan och verifiera att den är riktig (du kan få upp flera snarlika adresser).

3. Markera texten "<geotag... </geotag>" med de två koordinaterna emellan. Kopiera den och klistra in den på valfri plats i fältet Intern anteckning.

Tic-Tac Mobile. Geotag

Du kommer att kunna se alla dina projekt markerade på en karta (ur knappmenyn Mer, högst upp i projektlistan).

Om du i ett valfritt projekt, i den interna anteckningen anger <geohome>... </geohome> med ditt eget företags koordinater, kommer kartan att centreras runt den punkten och du kommer att få en markering även för ditt eget företag.

På startsidan kan du och dina medarbetare se kartlänkar för de projekt ni rapporterar till.

Tic-Tac Mobile. Dina projekt markerade på en karta

Aktiviteter

  • Du kan skapa valfritt antal aktiviteter och på så sätt öka dina möjligheter att följa upp rapporteringen i projektet.
  • I det fall ditt företag vill rapportera all tid till Tic-Tac, kommer du behöva aktiviteter för sjukdom, vård av barn, kompledigt med mera. Öppna avancerade inställningar för aktiviteter av denna typ.
  • Du kan välja vilka som kan rapportera till aktiviteterna. Välj bland projektmedlemmar eller alla medarbetare.
Tic-Tac Mobile. Aktiviter i projektet

Avancerade inställningar för aktiviteter

  • Markera vad aktiviteten avser så att Tic-Tac kan beräkna rätt flextid och beläggning.
  • Om du vill ange ett specifikt kontonummer för aktiviteten har du möjlighet att göra det här.
  • Välj vilka projektmedlemmar som ska kunna tidrapportera på aktiviteten.
Tic-Tac Mobile. Aktiviter, avancerad inställningar

Medlemmar

  • Om du inte markera någon medarbetare kan alla rapportera till projektet. Annars bara de du kryssar för.
  • En fördel med att välja projektmedlemmar är att de som skriver tid får färre projekt att välja mellan.
  • Klicka på rubriken för att sortera listan efter namn, arbetsgrupp eller kostnadsställe.
  • Du kan ange en timdebitering per projektmedlem. Det är ett alternativ till att ange timdebiteringen per aktivitet. Du kan kombinera de två sätten att ange timpriser men timdebiteringen per projektmedlem har högst prioritet.
Tic-Tac Mobile. Projektmedlemmar

Budget

  • Du kan ange budget för projektet som helhet eller per aktivitet.
  • Du kan välja att skapa en budget från början till slut eller att skapa en månadsbudget alternativt en årsbudget.
  • Du kan dag för dag följa upp hur projektet följer budgeten.
  • Fyller du i datum när aktiviteterna börjar och slutar får du också ett gantt-schema.
Tic-Tac Mobile. Budget för projektet

Budgetutfall i kalendervy

Presentation av hur budgeten faller ut över tid

Tic-Tac Mobile. Budgetutfall

Budgetrapport

Rapport för avstämning av projektbudget

Tic-Tac Mobile. Avstämning av projektbudget